gtd la regla de los dos minutos
Productividad

La regla de los dos minutos de GTD

Hemos hablado muchas veces sobre la técnica GTD: Getting Things Done, un marco de trabajo que sirve para organizar nuestras vidas y aumentar nuestra productividad. Hemos conocido muchas herramientas para aplicar esta técnica y hasta hemos hecho una reseña del libro que dio origen a todo esto: Organízate con Eficacia, de David Allen. En esta ocasión vamos a detenernos sobre la regla de los dos minutos, uno de los conceptos más importantes de GTD.

Bandejas de entrada en GTD

Antes de ir directo a la regla de los dos minutos, es necesario aclarar el tema de las bandejas de entrada en GTD. David Allen, creador de esta metodología de organización define las bandejas de entrada como todos aquellas posibles lugares donde guardamos información que requieren algún tipo de acción por nuestra parte.

Una bandeja de entrada puede ser una bandeja de plástico en nuestro escritorio. O puede ser la famosa bandeja de entrada de nuestra cuenta de correo electrónico. Cada papel o mensaje en esta bandeja de entrada es algo que tenemos que hacer. La acción puede ser: archivarlo, realizar alguna tarea en especial, o delegarlo. No importa en este caso qué es lo que haya que hacer. Sí es importante entender el concepto. Cualquier pendiente que tengamos y requiera una acción de nuestra parte será una entrada. Esta deberá estar en alguna bandeja de entrada, sea real o virtual.

Una bandeja de entrada en GTD es cualquier soporte físico o virtual donde guardamos las tareas pendientes.

¿Por qué no hablamos de pendientes mentales? Porque la metodología GTD exige que todos los pendientes se vuelquen sobre algún tipo de soporte. La idea principal de esta metodología es que nuestra mente esté libre para realizar las actividades y para crear. No para recordar y memorizar lo que hay que hacer. Es decir, si en algún momento nos llega una entrada, por ejemplo si alguien nos pide algo hablando, debemos anotarlo inmediatamente y, de ser posible, ponerle una fecha y hora de realización.

¿Pero qué pasa si lo que nos piden es una tarea simple que se puede hacer rápidamente? Bien, allí es donde entra la regla de los dos minutos.

La regla de los dos minutos

Esta regla es una de las claves más importantes de la metodología GTD. La regla de los dos minutos consiste en que si la tarea a realizar lleva menos de dos minutos, entonces hay que realizarla en el momento. De esta forma, responder un mail corto, hacer una llamada, guardar un papel o un archivo digital, son actividades que deberían realizarse en el acto.

¿Cuál es el objetivo detrás de esta simple regla? No cargar con tiempos administrativos tareas que no lo merecen. Para postergar y programar una tarea se necesita pensar un poco, pero hay tareas que son tan cortas que si lo hiciéramos, estaríamos desperdiciando nuestro tiempo. Por eso hay que resolverlas en el momento.

La regla de los dos minutos dice que si para resolver una tarea se necesita menos de dos minutos, entonces hay que llevarla a cabo en el acto y no posponerla.

¿Hay que cronometrar la tarea? No, los “dos minutos” son simbólicos. A lo que apunta el autor con esta regla es identificar tareas que se pueden resolver rápidamente. A fines prácticos pueden ser de dos, tres o incluso más minutos. Lo ideal es que cada uno defina aproximadamente cuándo una tarea puede resolverse de forma rápida. Es más importante poder identificar cuáles son esas tareas, que calcular con exactitud su duración.

Una herramienta para mejorar la productividad

Aun sin implementar GTD, pueden poner en práctica esta regla. Basta con tomar conciencia en el momento en que nos aparece una tarea para hacer. Si la resolvemos en el momento veremos que no se nos acumularán pendientes. Nos sentiremos más activos y más organizados. Esto nos dará confianza para luego hacer más cosas.

¡Espero les sirva y puedan aplicarla!

Rebajas
Organízate con eficacia -edición revisada (Gestión del conocimiento)
  • David Allen
  • Editor: Empresa Activa
  • Edición no. 0 (11/16/2015)
  • Tapa blanda: 352 páginas

Última actualización el 2018-12-17 / Enlaces de afiliados / Imágenes de la API para Afiliados

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Alejandro De Luca
Soy programador web. Rebelde autodidacta y cafeinómano. Vivo comparando la vida real con Los Simpsons. Creé Mentes Liberadas para compartir consejos, recursos y herramientas para la escuela y la universidad. Vivo en Buenos Aires, Argentina.