La herramienta de productividad que vamos a conocer en esta entrada se llama Toggl y sirve para registrar con precisión el tiempo que le dedicamos a las actividades que realizamos. Puede servir tanto para estudiantes como para trabajadores, especialmente los freelancers.
Toggl, registrando con precisión cada segundo trabajado
Los modos de registro de tiempo
Toggle tiene dos modos para registrar el tiempo de realización de nuestras actividades:
- Modo manual: en este modo elegimos el tiempo de comienzo y de fin de una actividad que hayamos registrado y la dejamos registrada en nuestro historial
- Modo cronómetro: en este modo activamos un cronómetro que comienza a contar y podemos pausarlo y reanudarlo cuantas veces queramos. Cuando hayamos terminado la actividad simplemente la paramos. Luego, podemos comenzar con otra actividad.
Cada registro de tiempo se va acumulando y podemos verlos ordenados por fecha y editarlos. Los dos modos son complementarios y pueden usarse de forma indistinta. Incluso, es posible retocar tiempos registrados en modo cronómetro, como si fuera modo manual.
Clientes, proyectos y etiquetas
Toggl está pensado principalmente para trabajadores independientes, es decir, freelancers. Personas que necesitan controlar el tiempo de trabajo y luego pasar las horas trabajadas para poder facturarlas a un cliente. Es por eso que tiene una estructura que permite crear clientes, proyectos y etiquetas.
Cada registro de tiempo puede pertenecer a un proyecto de un cliente y tener una o varias etiquetas identificatorias. ¿Cuál es la idea detrás de las etiquetas? Clasificar la naturaleza del trabajo realizado. No es lo mismo, por ejemplo, para un diseñador armar un presupuesto, asistir a una reunión o realizar un diseño propiamente. Por lo tanto, en su uso más común, las etiquetas sirven para diferenciar el tipo de tarea realizada.
En el caso de un estudiante universitario, los clientes podrían ser materias, los proyectos podrían ser trabajos prácticos u objetivos puntuales. Las etiquetas se podrían clasificar según el tipo de tarea académica a realizar: investigación, cursada, estudio, repaso, o como prefieran.
Reportes y estadísticas sobre nuestro tiempo
Una de las opciones más interesantes de Toggl es la sección de reportes. Allí vamos a encontrar estadísticas sobre nuestras actividades realizadas. Vamos a poder filtrar por fecha, cliente, proyecto, etiquetas y algunas opciones adicionales si tenemos la versión premium.
De esta forma, si hemos registrado correctamente nuestro tiempo de realización de actividades, vamos a lograr ver exactamente qué tareas, proyectos y clientes nos han consumido más tiempo. En base a esto, podremos tomar mejores decisiones en el futuro para poder optimizar el recurso más importante del que disponemos que es nada más y nada menos que nuestro tiempo.
Compartiendo los registros de trabajo
Toggl facilita también el trabajo colaborativo. Se puede invitar a otros usuarios. Esto puede ser de mayor utilidad para empresas seguramente. Una forma de no sólo controlar sino también tener una medida clara de a qué se dedica el tiempo de trabajo.
Vinculado a esta opción y también enfocado en lo laboral, Toggl presenta los workspaces o espacios de trabajo. Se trata de vistas diferentes para poder ver solo una parte de todos los registros. Una forma útil de separar el trabajo ya sea por cliente o por proyecto.
Gamificación en Toggl
Como muchas de las aplicaciones, Toggl incorpora algo de gamificación. El objetivo en este caso es que el usuario aprenda a usar toda la potencialidad de la app. Cada vez que realiza una tarea nueva, desbloquea un logro.
Lo interesante es que estos logros se visualizan en un mapa y todo se convierte en una especie de juego donde uno va moviéndose por el mismo.
Versión premium de Toggl
Toggl tiene una versión básica gratuita que seguramente cumplirá con todo lo que la mayoría de los lectores de Mentes Liberadas necesitan. Sin embargo hay además planes pagos con opciones adicionales.
La versión Starter puede llegar a ser de mucha utilidad para freelancers porque permite cargarle a determinados proyectos o etiquetas un precio. Esto es genial porque, por ejemplo, a fin de mes, no hay que hacer cuentas. Basta con obtener el reporte correspondiente de las horas trabajadas para determinado cliente y así saber cuánto hay que cobrarle.
Las versiones Premium y Enterprise están pensadas ya para grupos de trabajos, empresas pequeñas o incluso grandes compañías que buscan aumentar la productividad de sus empleados.
Acceder o instalar Toggl
Toggl tiene versiones en distintos plataformas y se integra con varias tecnologías. Tiene una versión de escritorio para Windows, Mac y GNU/Linux. Por supuesto también hay versión para Android y para iPhone. Pero lo mejor de todo es que se puede usar también directamente desde la web.
Si bien la app está en inglés, les será fácil aprender a utilizarla puesto que es muy intuitiva.
