Notion es una app que te permite tomar notas y guardar tus pendientes. La principal diferencia con otras apps que hemos visto en Mentes Liberadas es que Notion es más completa pero a la vez más compleja. En este artículo te contaré qué características tiene y cuáles son sus ventajas y desventajas.
Notion, un híbrido entre Evernote y Todoist
Si tuviera que contarle a alguien cómo es Notion, no podría evitar hacer referencia a sus principales competidores y líderes en el mercado de las apps de productividad. Estoy hablando de Evernote y Todoist. Si bien hoy en día todas las apps de este tipo buscan realizar todas las tareas de organización, hay diferencias importantes entre ellas.
Evernote tradicionalmente se enfocó en la toma de notas sueltas. Como si fuera un cuaderno virtual. Siempre tuvo la posibilidad de agregar listas de pendientes para ir marcando como hechas, pero no es su fuerte.
Por el otro lado, Todoist, de la cual te he contado todo en el artículo Todoist, el mejor gestor de tareas, está orientado al manejo de listas de tareas. Las notas se pueden manejar, pero como comentarios en estas mismas tareas.
Claramente, cada una de estas apps cubre más un espectro que otro del abanico de la productividad. Ahí es donde Notion intenta erigirse como una solución completa. ¿Y lo logra? Bueno, eso depende de las necesidades de cada uno. Al final del artículo te daré mi veredicto.
Plantillas para organizar tu vida
Instalar y comenzar a usar Notion es relativamente sencillo. Se instala como cualquier app y se puede ingresar usando una cuenta de Google o registrarse a través de una cuenta de correo electrónico. Te recomiendo lo primero, para evitar tener que memorizar una contraseña más.
Luego, al abrir la app deberemos completar algunos datos básicos. Tras hacer esto, hay que crear un espacio de trabajo que será donde almacenaremos las notas y tareas.
Pero en realidad, en Notion no agregamos notas ni tareas. En vez de eso, creamos páginas que, si bien se parecen más a las notas de Evernote, en realidad son más complejas.
Cada página puede tener un título y texto, pero también muchos elementos adicionales. Entre ellos, se encuentran tablas, imágenes, listas, calendarios y galerías. Además, a estas páginas se les puede aplicar diferentes diseños, según lo que se necesite.
Notion ya trae algunas plantillas como por ejemplo notas de diseño, notas de reuniones, diseño de sistemas, notas de clase, listas de lecturas, presupuestos simples, muchas otras más. Entre estas plantillas se encuentran los listados de tareas.
Al ingresar a una de estas plantillas, hay que seleccionar la opción New para así tener una página con ese estilo. A partir de allí, se puede completar la página con la información que consideramos necesaria.
Hay que decir que, a primera vista, Notion no resulta demasiado amigable. Tiene demasiadas opciones y esto puede abrumar al usuario. El componente de usabilidad parece estar un poco descuidado, aunque el diseño de colores y estilos es adecuado.
Plantillas personalizadas
Además de poder elegir entre plantillas preexistentes, la opción más importante que incorpora Notion es la de crear tus propias plantillas personalizadas. De este modo, podrás armar prototipos de páginas para actividades o notas recurrentes.
Estas páginas contienen los campos que queramos agregar y cada uno de ellos puede tener un tipo de dato diferente. Algunos pueden ser de texto, o definirse según una lista de valores que también es configurable.
¿Para qué puede ser de utilidad esto? Para crear tus propios registros y bases de datos. Imagina que quieres registrar las notas que obtienes en las clases y la plantilla que trae Notion no se adapta a tus necesidades. Entonces puedes crear una plantilla con, por ejemplo, nombre de la asignatura (campo de texto), fecha de la nota (campo fecha), título del examen (campo de texto) y nota (campo de listado).
Opciones adicionales y versión premium
Además de crear páginas para registrar toda la información necesaria, Notion permite el trabajo en equipo, agregar comentarios a cada página o incluso hacerla pública. También se pueden crear Wikis con Notion.
Notion está accesible desde apps de Android, iOS y también a través del navegador web. Además, se puede instalar en Windows y en Mac.
Notion es gratuita hasta cierto punto. Te permiten agregar hasta 1000 bloques, lo que equivale a 1000 elementos (tablas, listas de tareas y otros tipos de datos). La verdad es que no está muy claro cuánto realmente son 1000 bloques, pero calculo que necesitarías al menos unos meses para llenarlos.
La versión premium más básica cuesta 4 dólares por mes. Lo mejor que tiene Notion es que es gratuita para estudiantes y para profesores. Para ello es necesario registrarse con un dominio que corresponda a una institución educativa. Desconozco cómo será el proceso de validación, pero seguramente verifiquen el correo electrónico.
¿Logra Notion ser una alternativa a Evernote y a Todoist?
En mi opinión, no. Hace años que uso Todoist y una de las mejores características que tiene es que es super simple. También he usado Evernote mucho tiempo y mantiene una interfaz sencilla donde el objetivo es siempre crear notas más allá de alguna opción extra.
Notion se pasa de compleja y espanta un poco a los usuarios. Pero estoy seguro que a alguno le va a interesar y le puede ser de mucha utilidad.
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