Productividad

Automatizar las tareas cotidianas para ganar tiempo

Cuando hablamos de productividad lo que buscamos siempre es llevar a cabo las tareas necesarias en el menor tiempo posible y con la concentración máxima que se pueda. Lo repito una y otra vez: no lo hacemos para ser obsesivos del tiempo y trabajólicos. Todo lo contrario, lo hacemos para tener más tiempo libre y para evitar la procrastinación. En esta ocasión hablaremos sobre automatizar las tareas cotidianas. Esas que solemos hacer todos los días, o a veces una vez por semana o por mes. Vamos a ver las ventajas que obtendremos de programar su realización.

¿Automatización es “que se haga solo”?

Cuando hablamos de automatización pueden aparecer algunas confusiones. Sí, automatizar implica que algo se haga de forma automática. Es decir, de forma autónoma sin que nosotros estemos involucrados.

Sin embargo hay más de una tarea cotidiana en la que no vamos a poder evitar estar presentes. Por ejemplo, si tenemos que sacar la basura todos los días, es imposible no tener que hacerlo nosotros mismos, salvo que deleguemos la tarea o tengamos un sirviente robot programado. Pero como estamos aún lejos de la era de los robots sirvientes, en estos casos, lo que podemos hacer es automatizar el recordatorio para no olvidarnos y así todos los días, cuando una alarma nos suene, seamos nosotros mismos los robots que automáticamente realicemos la tarea.

¿Por qué automatizar?

La automatización, ya sea la que realiza las tareas por nosotros o la otra, la que nos avisa que hay que hacer algo, nos otorga dos ventajas importantes:

  1. Por un lado, hace que todo esté organizado y preestablecido. De esta forma ahorramos tiempo planificando lo que hay que hacer.
  2. Por el otro, evita que tengamos que estar desviando concentración de nuestras tareas importantes hacia actividades que no aportan mucho. En la metodología de organización GTD de la que siempre les cuento, David Allen dice que tenemos que sacarnos de nuestra cabeza absolutamente todo lo vinculado al cuándo y dónde realizar las tareas. De esa forma guardamos energía y concentración para lo que realmente importa.

Cómo identificar las tareas a automatizar

Principalmente tienen que ser actividades repetitivas que se den todos los días, o un par de veces por semana, o una vez por semana o, digamos, cada tanto. Tienen que ser tareas que no requieran demasiado de nuestra mente a la hora de resolverlas. Sacar la basura, pagar el alquiler, llamar a alguien, mandar un correo electrónico con un informe, todas esas pueden ser tareas rutinarias que se pueden automatizar.

Herramientas para automatizar

Alguno estará pensando que para automatizar las tareas cotidianas es necesario ser un programador. Por suerte no. Hoy en día estamos rodeados de herramientas tecnológicas que le permiten a cualquier persona automatizar actividades. Conozcamos algunas de ellas.

Gestores de tareas para actividades recurrentes

Los gestores de tareas son las aplicaciones número uno para este tipo de funcionalidad. Permiten cargar recordatorios o fechas límite para la realización de tareas puntuales o recurrentes. Si hay que sacar a pasear al perro todos los días, podemos cargar la tarea en el gestor de tareas con un aviso de la hora en que hay que hacerlo. Cuando seamos notificados de que la hora llegó, entonces simplemente debemos preocuparnos por realizar la tarea.

Hay muchos gestores de tareas gratuitos en internet. Yo siempre recomiendo Todoist, que tiene versión gratuita y premium, pero con las funcionalidades básicas puede ir muy bien. Pueden buscar otros. En Mentes Liberadas hemos conocido muchos de estos, aunque lamentablemente algunos ya no están disponibles.

todoist

Recordatorios de calendarios

Los recordatorios en los calendarios pueden ser un complemento para los gestores de tareas. Quizás sirvan más para recordar cumpleaños y eventos en general como reuniones o citas. En este caso digamos que las reuniones serían un ejemplo más adecuado ya que estamos hablando de actividades que se repiten. Si tenemos todos los viernes una reunión de grupo de la universidad, entonces podemos anotar un recordatorio recurrente con el horario y el lugar preestablecido.

Backups

Hacer backups es algo tedioso y molesto para algunos. Pero incluso en tiempos en los que todo se sincroniza con la nube, un backup a tiempo puede salvarnos de perder mucha información. Lo bueno es que hay programas que realizan los backups de forma completamente automatizada. Se pueden programar para que corran en determinados horarios y días de la semana.

En este caso hablamos de tareas completamente automatizadas donde uno simplemente instala la aplicación, la configura y se olvida para siempre.

Correo electrónico

El cliente de correo electrónico, es decir el programa o la web que usen para enviar correos, puede programarse para enviar los mensajes en determinado momento. Esto puede ser útil si necesitan enviar un informe o un resumen de algo de forma periódica. O si por algún motivo tienen tiempo para escribir un mail en un momento dado, pero necesitan que se envíe uno o dos días después.

Investigar otras aplicaciones

Hay muchas otras aplicaciones que pueden servir para automatizar actividades. Las mismas redes sociales, si las usan para trabajar pueden programarse. Hay herramientas como Twuffer para Twitter o Buffer para las principales redes.

Un párrafo aparte para los sistemas de automatización de pagos de bancos y webs de pagos. Cuidado aquí. Es muy bueno y liberador poder realizar pagos de forma automática y no tener que estar pensando en si pagamos o no algo. Sin embargo, siempre hay que controlar que las transacciones sean correctas. Especialmente en dos aspectos: en que se hayan realizado y en que no nos hayan descontado más dinero del que corresponde.

Encontrarán muchas más aplicaciones o sistemas para automatizar las tareas cotidianas. Es cuestión de identificar qué es lo que se realiza de forma periódica y luego buscar la forma de automatizarla.

Buscando poner las energías en lo que hace la diferencia

Por último, no olviden que la idea de todo esto es despejar nuestra mente de recordatorios y complicaciones. Nuestro objetivo es poner nuestra concentración en las tareas que nos aportan valor como estudiar, resolver situaciones técnicas o problemáticas del trabajo y… también las actividades recreativas. Porque después de todo, lo que más queremos es tener energías para disfrutar mejor nuestro tiempo libre.

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Alejandro De Luca
Soy programador web. Rebelde autodidacta y cafeinómano. Vivo comparando la vida real con Los Simpsons. Creé Mentes Liberadas para compartir consejos, recursos y herramientas para la escuela y la universidad. Vivo en Buenos Aires, Argentina.