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Google Drive: organización y productividad para estudiantes

En este artículo veremos una introducción a Google Drive. Una herramienta completamente gratuita de Google.

Tener nuestros archivos disponibles en todo lugar con tan solo tener conexión a Internet es una gran ventaja a la hora de estudiar o trabajar. Compartir esos contenidos con nuestro grupo de estudio o colegas de trabajo nos facilita en gran medida nuestras labores.

Todas esas opciones pueden ser llevadas a cabo con Google Drive. En este artículo aprenderemos cómo organizarnos mejor con esta herramienta, para lograr mayor productividad en todas nuestras tareas cotidianas.

Organizar nuestros archivos y documentos con Google Drive

En primer lugar, es importante tener en cuenta que Google Drive nos permite subir archivos que tenemos almacenados en nuestro equipo o crear nuevos a partir de las opciones que ofrece y la integración que cuenta con diversos servicios.

Crear documentos y agregar contenido

Cuando vamos a crear un nuevo archivo podremos observar que las alternativas son variadas: documento, hoja de cálculo, presentación, dibujo, formulario o diagrama, entre otras alternativas.

Para crear un nuevo archivo, podemos optar por hacerlo desde la barra lateral izquierda en el navegador o mediante el menú contextual que aparece cuando usamos el botón derecho del mouse.

El menú contextual mencionado anteriormente también nos ofrece la posibilidad de subir archivos de nuestro sistema local o crear carpetas.

Esta última opción puede resultar fundamental para organizar nuestro material en línea, especialmente cuando comience a crecer y diversificarse.

Para agregar contenido a una carpeta podremos ingresar a ella y crear documentos desde allí (o subirlos desde nuestro equipo), pero también contamos con la posibilidad de arrastrar archivos del Drive para colocarlos dentro de una carpeta específica.

google drive crear nuevo documento

Cambiar el color de una carpeta

Un truco interesante es que si tocamos con el botón derecho sobre una carpeta, en el menú que se despliega a continuación podremos optar por cambiar el color. Esto nos permite crear una ayuda visual que nos facilitará su identificación.

Cuando elegimos la opción para cambiar el color de una carpeta, tendremos a nuestra disposición una paleta de colores para escoger el que nos guste más.

google drive cambiar color carpeta

Documentos y carpetas destacados

Para encontrar con mayor facilidad algún contenido, en el menú contextual que emerge cuando hacemos click derecho sobre una carpeta o archivo, tenemos la posibilidad de elegir la opción Añadir a Destacados.

Los destacados tienen una acceso rápido en la barra lateral de Google Drive.

Organizar nuestros archivos y documentos

Compartir documentos

Contar con una unidad de almacenamiento en Internet ha cambiado la manera de trabajar en equipo, logrando mayor productividad y facilitando muchas situaciones en las que más de una persona necesita acceder o editar un mismo material.

Google Drive hace fácil la forma de compartir: al hacer clic derecho con el mouse sobre una carpeta o archivo, podremos elegir la opción Compartir.

Cuando aparece la ventana titulada Compartir con otros, podremos escribir una dirección de correo electrónico o elegir entre nuestros contactos para definir quién podrá acceder al contenido.

El lápiz que aparece junto al campo Personas nos da la posibilidad de establecer con qué permisos podrán acceder las personas que autoricemos. Estos permisos pueden ser: editar, comentar o ver. Dentro de las opciones avanzadas podremos acceder al link del documento o carpeta para enviarlo o compartirlo en redes sociales.

Privacidad y seguridad

La privacidad y la seguridad de nuestros contenidos es muy importante. Por tal razón, debemos asegurarnos de compartir nuestros documentos solo con las personas que colaboran con dicho material, ajustando los permisos necesarios.

El material que otras personas comparten con nosotros lo podremos ver con el acceso rápido que encontramos en la barra lateral izquierda, denominado Compartido conmigo.

Búsqueda avanzada

Google organiza el contenido que otras personas compartieron con nosotros de manera que sea simple encontrarlo.

Recordemos que podremos utilizar el buscador (ubicado en la parte superior) para encontrar contenidos.

Un truco interesante es que podremos desplegar la búsqueda avanzada y allí especificar tipo de documento, propietario, fecha de modificación y nombre del elemento, entre otras posibilidades.

Una cuestión de espacio

Guardar todo en nuestro Drive puede ser una ventaja muy importante, para tenerlo disponible todo el tiempo y en cualquier lugar donde tengamos conexión a Internet.

Pero también debemos contemplar que a medida que comencemos a acumular material en línea, nuestro espacio disponible en la nube comenzará a ser un tema para estar atentos.

En este sentido, es importante señalar que actualmente Google ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito para sus cuentas.

En el caso que necesitemos mayor capacidad, podremos analizar lo que nos ofrece Google One. Allí podremos encontrar opciones que van desde los 100GB hasta los 30TB. Debemos tener en cuenta que según la capacidad elegida y el plan variará el cargo mensual.

En la parte inferior de la barra lateral izquierda de Google Drive encontramos información sobre el espacio que tenemos en uso y cuánto nos resta para completar nuestra capacidad disponible.

Google Drive: muchas ventajas para trabajar en equipo

Las posibilidades que nos brinda Google Drive son muy interesantes y variadas. Su integración con otros servicios de Google, como la edición de documentos y hojas de cálculo, potencian sus cualidades.

También es para destacar que ofrece vista previa de documentos, planillas e imágenes, así como también vista personalizable de las carpetas.

Las opciones para ordenar el contenido de las carpetas se transforma en un aliado muy importante cuando comenzamos a acumular archivos en nuestra unidad.

Una unidad disponible en línea nos permite tener nuestras fotos o trabajos prácticos siempre a mano, sin tener que transportarnos con unidades físicas (como pendrives o discos externos).

A la hora de realizar trabajos grupales Google Drive despliega opciones de suma utilidad. Desde posibilidades para compartir con permisos personalizados según el usuario, hasta dejar notas o visualizar sugerencias.

Para finalizar, Google Drive es una herramienta tan flexible que puede utilizarse desde el navegador, pero también cuenta con Apps para sistemas operativos móviles, como Android e iOS.

Las aplicaciones, además de ofrecer una experiencia orientada a cada dispositivo, también pueden recibir notificaciones, por ejemplo cuando alguien comparte archivos con nosotros o bien cuando tenemos alguna solicitud de acceso a un contenido que hemos creado.

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Damián De Luca
Apasionado por las nuevas tecnologías desde que nací. Soy especialista en Desarrollo Web. Colaboré como autor y editor de contenidos para revistas, colecciones y diversos medios digitales. Soy autor de libros sobre Desarrollo Web, dicto cursos sobre el tema y he brindado capacitaciones para importantes empresas de la región.