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Universidad

Reuniones interminables: 7 tips para librarse de ellas

Pasa en el ámbito académico y en el profesional por igual. Las reuniones interminables son un mal de estos tiempos. Hablamos de personas que se juntan sin un objetivo claro a hacer algo en particular y todo termina extendiéndose por horas sin llegar a ningún tipo de conclusión y sin sacar provecho alguno.

Personalmente he vivido incontables reuniones de este tipo, especialmente en el trabajo. Son una especie de monstruo que nos roba tiempo y energía. Las causas son muchas y no vale la pena analizarlas, así que en este artículo vamos a ir directo a las posibles soluciones.

¿Cómo hacer para poner fin a las reuniones interminables?

1. Convocar únicamente a las personas involucradas

Si es un grupo de estudio en la universidad, está claro que tienen que estar todos. Ahora, si es una reunión de trabajo, hay que convocar únicamente a los involucrados en el proyecto. No tiene sentido sumar gente a la reunión a la que no le interesa lo que se va a discutir o resolver.

Este punto tiene dos caras. Una, que va por nuestro lado cuando convocamos nosotros a una reunión. Y la otra, cuando nos convocan. Tenemos que estar suficientemente despiertos como para darnos cuenta si realmente tenemos que estar presentes en esa reunión. Si no, y podemos evitarla, hay que hacerlo. Nuestro tiempo es valioso.

2. Poner un tope  de tiempo a la reunión

Hemos conocido el concepto de timeboxing, actividades con topes de tiempo. Es tan simple de aplicar como poner un temporizador y… ¡respetarlo! Si la reunión no debería llevar más de 30 minutos entonces hay que hacer el esfuerzo para que todo se pueda resolver en ese periodo de tiempo.

3. El objetivo de la reunión debe ser claro

Los asistentes a una reunión deben ir con la idea bien clara sobre lo que se espera de esa reunión. ¿Para qué es la reunión? Esa pregunta debería poder ser respondida de forma categórica por cualquier participante. Las reuniones donde no se tiene claro para nada qué es lo que hay que hacer son las que se terminan extendiendo de forma prolongada en el tiempo.

Es imprescindible establecer un objetivo claro para la reunión.

4. Evitar el divague

Esto pasa en todos los ámbitos pero suele ocurrir mucho en la universidad porque todos alguna vez hemos tenido algún compañero con ideas divergentes. Me refiero a ese tipo de personas que en vez de apuntar a cerrar los conceptos, tiende a abrirse y a confundirse cada vez más.

Cuando dejamos que el divague y los divergentes (llamémoslos así), tomen el control de la reunión, lo que termina ocurriendo es que al final, tendremos más dudas y problemas a resolver que cuando empezamos.

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5.Designar a un responsable de la reunión

Alguien tiene que tomar el control de la reunión. Una persona debe ser designada para tomar decisiones que pueden no ser relevantes sobre el tema a tratar propiamente pero sí en lo vinculado a la administración del tiempo y los espacios de la reunión. Una persona puede no entender mucho sobre el asunto a tratar, pero puede equilibrar la participación de los de cada uno de los involucrados, para que nadie acapare la atención.

Para que esta persona pueda manejar la reunión, hay que darle el poder para hacerlo.  Esto significa que debe haber consenso previamente sobre este asunto. Como ya sabrán si han estudiado algo de filosofía, en particular a Michel Foucault, “el poder no se tiene, se ejerce”. Así que quizás no alcance con el consenso, hay que tomar el toro por las astas e intervenir si vemos que hay algún exceso de protagonismo, divague o algún otro problema que haga que la reunión no se esté encaminando hacia donde debería.

6. Conseguir todo lo necesario previamente

Una reunión a veces requiere un proyector, o una conexión entre una laptop y un televisor. A veces se requiere material que hay que distribuir. Lo que sea que se necesite hay que prepararlo con anticipación. Seamos nosotros o no los encargados de realizar la reunión, si participamos en la misma tenemos que colaborar para que todo esté en orden al momento de comenzar.

Tenemos que pensar que si todo está listo de entrada, no vamos a perder tiempo esperando cuando lleguemos.

7. Al finalizar, dejar en claro los pasos a seguir y los responsables

Si la reunión tiene como objetivo, por ejemplo, definir la idea principal en la que se tiene que basar un trabajo práctico para la universidad, entonces, al terminar deberá quedar eso asentado en algún lado. Si la idea era dividir tareas, habrá que anotar cuáles son esas tareas y quiénes son los responsables de llevarlas a cabo.

Toda reunión tiene que dar como resultado final resoluciones y un conjunto de tareas que deben ser asignadas a responsables. Estas tareas también deberán tener plazos claros para su realización.

Las resoluciones tomadas deben estar accesibles para todos. De esta forma, todos tendrán en claro qué hacer y no habrá excusa para no llevarlo a cabo.

Las reuniones interminables se pueden terminar

Llevando a la práctica estos simples tips es posible ponerle fin a las reuniones interminables. En realidad, como habrán visto, muchas veces es mejor prevenir que curar. Mucho de todo esto tiene que ver con la planificación de la reunión.

Recuerden siempre que no hacemos esto porque somos obsesivos sino porque queremos administrar mejor nuestro tiempo. Este es un recurso escaso para todo el mundo y también lo es para nosotros. Además de ser escaso, es el recurso más importante del que disponemos. Por eso, no hay que malgastarlo de ninguna manera y menos en reuniones interminables.

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Alejandro De Luca
Soy programador web. Rebelde autodidacta y cafeinómano. Vivo comparando la vida real con Los Simpsons. Creé Mentes Liberadas para compartir consejos, recursos y herramientas para la escuela y la universidad. Vivo en Buenos Aires, Argentina.