Productividad

Mi metodología de organización

A lo largo de muchos años he presentado en Mentes Liberadas un gran número de herramientas para organizarse. Hoy quiero escribir esta nota en primera persona porque deseo exponer cuál es la metodología de organización personal que me da resultado a mí. Básicamente se basa en dividir citas, acciones, documentos y notas por separado. Para ello, utilizo cuatro herramientas distintas de las cuales ya he hablado bastante. Veamos una por una y para qué las uso.

Google Calendar

En esta aplicación de Google lo que hago es anotar todas las citas y reuniones, especialmente las de trabajo. Quizás ustedes no tengan aún, pero es bueno hacerse el hábito de anotarlas. Una cita puede ser ir a cursar un día y en un horario determinado o también una reunión de equipo.

La vista de Google Calendar permite ver de forma fácil qué días están más cargados que otros. Esto permite planificar mejor nuevas reuniones o citas. Se pueden anotar las fechas de examen tentativas y también las vacaciones. O se puede ir más allá y programar también jornadas de estudio mediante esta herramienta.

google-calendar

Es fundamental tener sincronizado el teléfono celular con Google Calendar y hacerse la costumbre de consultarlo regularmente.

Google Drive

Desde hace tiempo dejé de utilizar software de oficina para el escritorio como son el Microsoft Office, OpenOffice o LibreOffice. ¿Por qué? Porque Google Drive es más práctico y mucho más rápido para mis propósitos. Consiste en una suite de programas similares al Word, Excel y PowerPoint. Lo bueno es que todos los documentos generados o cualquier otro que se quiera subir, quedan almacenados en la nube y pueden ser accedidos desde cualquier PC en la que nos conectemos. También desde el teléfono móvil o una tablet.

google drive

Documentos laborales (que no sean confidenciales), textos universitarios o trabajos prácticos son ideales para almacenar en el Drive. Este también permite compartirlos con otros usuarios y tiene una capacidad de almacenamiento enorme, así que es casi imposible que lo llenen.

Todoist

Todoist es el gestor de tareas que utilizo. Es el más completo que hay hoy por hoy en el mercado y superó a Wunderlist, que lamentablemente será reemplazado. Con Todoist se trata de dividir en temas las tareas a realizar, anotarlas y luego… realizarlas. Estos programas, que se llaman to-do lists o listas de tareas, están fuertemente vinculados a la metodología de organización GTD (Getting things done!) explicada por David Allen en el libro Organízate con Eficacia. Actualmente estoy implementando GTD, y utilizando un gestor de tareas como Todoist para organizarme.

todoist

Tengo una serie de carpetas o temas en las cuales divido las tareas: universidad, laboral, organización, viajes y varios. Ustedes pueden organizarse como mejor les parezca.

Una de las mejores funcionalidades de Todoist es que ofrece la posibilidad de configurar alarmas para las tareas, aunque eso está disponible solamente en la versión paga.

Evernote

Esta es la última herramienta que he incorporado y no me van a alcanzar las palabras para explicar lo importante que ha sido. Podría resumir diciendo que todos los papeles que rondaban mi escritorio fueron a parar a Evernote. Este programa, que tiene versión para el navegador y también para el celular o tablet, permite guardar notas.

metodología de organización con Evernote

Las notas se dividen en Libretas, así como en Todoist las tareas se dividían en temas o listas. Entre las libretas que tengo están las de mi trabajo, organización, universidad, viajes y una muy especial que se llama “descubrir” y donde anoto películas, libros y links de interés que voy recopilando y que por tiempo no puedo ver en su momento.

Verán que entre Todoist y Evernote hay una correlación muy estrecha. Así es, considero que ambas herramientas se complementan. Quizás podría prescindir de alguna, pero usando ambas he encontrado mayor eficacia a la hora de organizarme.

Tu metodología de organización

La explicada aquí es mi metodología de organización personal. Esta es la forma en que yo me organizo. No es perfecta ni definitiva. Sin embargo, es la que mejor me ha dado resultado a mí.

Les recomiendo a cada uno que busquen cuál es la mejor forma de organizarse. Quizás no necesiten ninguna de estas herramientas y les alcance con un cuaderno. Lo importante es buscarla y encontrarla. Si quieren ser profesionales en todo el sentido de la palabra, deberán comenzar a organizarse.

2 Comentarios

    1. Gracias por el comentario, Valeria.
      Evernote es una aplicación fundamental en este momento para mi organización y estoy seguro que más gente la va a incorporar en poco tiempo.

Deja un comentario

Alejandro De Luca
Soy programador web. Rebelde autodidacta y cafeinómano. Vivo comparando la vida real con Los Simpsons. Creé Mentes Liberadas para compartir consejos, recursos y herramientas para la escuela y la universidad. Vivo en Buenos Aires, Argentina.