Si la falta de organización es tu problema, aquí te voy a presentar un método para combatirla. Pero nada es sencillo, busca papel y lápiz porque hay que trabajar. Voy a mostrarte de qué se trata GTD: Getting Things Done.
¿Qué es GTD?
GTD significa Getting Things Done en inglés y y si bien no hay una traducción al castellano específica a mi me gusta traducirlo como “Logrando que las cosas se hagan”. Este marco de trabajo fue creado por David Allen y se presenta y describe en profundidad en el libro Organízate con Eficacia.
GTD es la solución para ti si no puedes gestionar correctamente el tiempo. Si te olvidas de reuniones, entregas de trabajos, o si pierdes papeles importantes. Pero también lo es si mantienes el orden pero quieres optimizar al máximo tu tiempo.
El libro Organízate con Eficacia contiene las bases de la metodología GTD.
Seguramente estará pensando: ¡Yo quiero eso! ¿Qué tengo que hacer? ¿Dónde hay que anotarse? ¿Qué tengo que comprar?
Y bien, la respuesta es tan solo que debes seguir el método y que lo puedes aprender directamente del libro del mismo Allen.
Si no cuentas con el libro, de todas formas puedes encontrar información en internet a través de blogs y sitios que se especializan en este sistema.
En cuanto a gastos, puede ser totalmente gratuito o, si quieres, puedes invertir algunas monedas en él.
¿Cuál es la filosofía de GTD?
David Allen habla del concepto de “mente como el agua”. Esto suena a filosofía oriental, pero es algo bastante fácil de comprender. Te lo explico.
Según Allen, las personas se concentran mejor cuando tienen su mente despejada y libre de preocupaciones. De este modo, el autor plantea separar dos aspectos de las actividades a realizar.
Por un lado, el qué, cuándo y dónde debe realizarse una tarea. Por el otro, su ejecución propiamente.
Allen considera que lo primero, recordar qué hacer, no debe interferir con el propio acto de hacerlo.
La idea de GTD es que dejes de recordar tus pendientes y te concentres en resolverlos.
En otras palabras, lo que busca este método es que no tengas que recordar qué tareas hay que realizar, cuándo y dónde. Todos esos datos los volcarás en un soporte ya sea analógico o digital.
De este modo, tu mente no tendrá que estar pendiente de recordatorios de ningún tipo. Sólo se enfocará en realizar las tareas propiamente.
¿Cómo se implementa GTD?
Pero bueno, mucho misterio hasta aquí. ¿En qué consiste este método? A continuación, te contaré algunas de las características más importantes de GTD.
Proyectos con tareas a resolver
La estructura principal de GTD es la de clasificar las tareas y pendientes en proyectos. Cada proyecto es un área de tu vida personal, académica o profesional. Pongamos ejemplos para que se entienda mejor.
Si estás estudiando en la universidad, tendrás un proyecto por cada asignatura que estés cursando. Por ejemplo, Historia, Geografía y Matemática. Pero obviamente también tendrás que ocuparte de temas administrativos como trámites y demás. Así que eso también sería un proyecto.
Si trabajas en una oficina, puedes tener un proyecto único para tu trabajo, o diversos, para cada aspecto de lo que haces (contabilidad, compras, cobros ,etc.).
Además, puedes tener proyectos de tu vida personal como Casa (tareas hogareñas), Cuentas (tareas vinculadas a tus finanzas), Salidas (tareas vinculadas a recreación) y muchas otras similares.
La creación de estos proyectos que funcionan como carpetas depende de tu criterio y de tu necesidad. Puedes crear todos los que necesites. No hay límite.
¿Qué guardarás dentro de todos los proyectos?
Todas las tareas pendientes que tienes que resolver. Y a medida que aparezcan nuevas las irás agregando. Las que vayas resolviendo las marcarás como hechas.
Para llevar este registro puedes usar un soporte de papel y lápiz o alguna app.
Yo te recomiendo que le eches un vistazo a Todoist, ya que lo considero el mejor software de gestión de actividades que existe en la actualidad y además, tiene un plan básico gratuito. Si te interesa, lee el review completo que escribí para Mentes Liberadas: Todoist, el mejor gestor de tareas.
Proyectos específicos de GTD
Más allá de tus proyectos personales, David Allen recomienda también tener dos específicos:
- A la espera: Aquí pondrás todas las tareas pendientes que no dependen de ti sino que estás esperando que suceda algo para que se resuelvan.
- Quizás / Algún día: Aquí anotarás todas esas actividades que quieres hacer algún día en el futuro (hacer un viaje, estudiar un idioma, etc.)
La regla de los dos minutos
En GTD, en principio, tienes que armar listas de tareas y actividades que tienes que llevar adelante. No tienes que preocuparte por asignarles una prioridad, pero sí debes respetar una regla: la regla de los dos minutos.
Esta regla te dice que si llevar a cabo una de esas tareas que has puesto en la lista toma menos de dos minutos, entonces debes realizarla de inmediato.
La regla de los dos minutos consiste en que si hay tareas para realizar que llevan menos que ese periodo de tiempo, entonces debes realizarlas en el acto y no posponerlas.
Este concepto es tan importante que le he dedicado un artículo entero en Mentes Liberadas: La regla de los dos minutos, de GTD.
Bandejas de entrada
GTD hace uso del concepto de bandeja de entrada o recipiente para alojar todas las tareas nuevas. Puede ser la misma bandeja de entrada de tus correos electrónicos, o una de verdad que tengas en un escritorio. Es importante que marques cuáles son aquellos sitios donde se acumularán las tareas nuevas.
Captura absoluta
Es crucial en GTD: Getting things done anotar absolutamente todo lo que tienes que hacer. Lo ideal es tener un cuaderno que lleves siempre encima o, como te contaba, una app.
La metodología GTD exige que todos aquellos pendientes sean capturados, es decir, volcados a un soporte que puede ser digital o analógico.
Procesamiento de tareas para hacer
En base a lo que tengas por hacer, irás procesando las tareas.
Recuerda, si se puede hacer en menos de dos minutos, debes resolverla en el momento según la regla mencionada anteriormente. Si no, la puedes delegar o posponer.
En caso de que sea información que luego puede serte útil, entonces debes archivarla correctamente. Continuamente es necesario que revises las listas de tareas y para comprobar qué puedes ir adelantando.
Archivo de información
David Allen recomienda armar un archivo y es aquí donde puedes gastar algo de dinero. Pero quédate tranquilo, porque no hace falta gastar demasiado.
Apenas necesitarás algún material típico de papelería. Unas carpetas, marcadores y una abrochadora.
Si quieres invertir algo más de dinero, puedes comprar una rotuladora, que es una excelente herramienta de organización. Te dejo un review de diferentes modelos para que puedas verificar sus características y precios: Rotuladoras para organizarse.
Con un buen archivo, evitarás perder documentos importantes.
GTD: Getting Things Done, un método y una filosofía
Si la desorganización es un karma para ti, entonces, dale una oportunidad a este método. Y si eres fan de la productividad, no sé qué estás esperando.
Yo llevo implementando GTD desde hace ya unos 5 años. Me funciona de maravillas y me permite realizar muchos proyectos en paralelo. No sólo aumentó mi productividad sino que también disminuyó mi nivel de estrés.
GTD: Getting things done funciona si lo llevas adelante tal cual lo explica David Allen en su libro. Por eso es tan importante tenerlo, y leerlo en repetidas ocasiones.
- Edición Amazon Kindle
- Allen, David (Autor)
- 529 Páginas - 10/31/2017 (Fecha de Publicación)...
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